Leitfaden: So gestalten Sie barrierefreie Texte und Links in E-Mails

Um die gesetzlichen Anforderungen zur Barrierefreiheit (BFSG) zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten alle Empfänger erreichen, sind klar verständliche Texte und korrekt formatierte Links unerlässlich. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Regeln zusammen, damit Ihre E-Mail-Kommunikation für alle zugänglich ist.

Regel 1: Links in reinen Text-E-Mails (Plain Text)

In E-Mails, die ohne HTML-Formatierung versendet werden, muss der Link immer in einem direkten und ununterbrochenen Zusammenhang mit seiner Beschreibung stehen. Er darf niemals durch einen Zeilenumbruch vom erklärenden Text getrennt sein.

Warum ist das wichtig? Nutzer von Vorlese-Software (Screenreadern) können nur so einen klaren Bezug zwischen der Handlungsaufforderung und dem Link herstellen. Eine Trennung durch einen Zeilenumbruch unterbricht diesen logischen Zusammenhang.

✔︎ Richtig: Der Link folgt unmittelbar auf die Beschreibung in derselben Zeile.

Klicken Sie zur angegebenen Zeit auf den folgenden Link, um den Webinarraum zu betreten: https://ihr-link-zum-webinar.de/...

✗ Falsch: Der Link ist durch einen Zeilenumbruch von der Beschreibung getrennt.

Klicken Sie zur angegebenen Zeit auf den untenstehenden Link, um den Webinarraum zu betreten:
https://ihr-link-zum-webinar.de/...

In HTML-formatierten E-Mails (z. B. Newslettern) ist es entscheidend, dass der klickbare Text selbst den Zweck oder das Ziel des Links klar beschreibt. Allgemeine Floskeln sind nicht aussagekräftig und sollten vermieden werden.

Warum ist das wichtig? Viele Nutzer von Screenreadern navigieren, indem sie von Link zu Link springen. Ein präziser Linktext verrät sofort, was beim Klicken passiert. Phrasen wie „Hier klicken“ sind dabei nutzlos, da sie keinen Kontext bieten.

✔︎ Richtig: Der klickbare Text beschreibt die Aktion oder das Ziel präzise.

  • <a href="...">Jetzt am Webinar teilnehmen</a>
  • <a href="...">Weitere Informationen zum Produkt X aufrufen</a>
  • <a href="...">Laden Sie die vollständige Agenda als PDF herunter</a>

✗ Falsch: Vermeiden Sie nichtssagende, allgemeine Floskeln.

  • <a href="...">Hier klicken</a>
  • <a href="...">Mehr</a>

Auch nicht ideal: Formulierungen, die die problematische Floskel nur unnötig verlängern.

  • <a href="...">Hier klicken, um dem Webinar beizutreten</a>

Allgemeine Grundsätze für jede E-Mail

Diese Prinzipien gelten universell und verbessern die Verständlichkeit und Zugänglichkeit jeder Art von Kommunikation:

  • Einfache und klare Sprache: Formulieren Sie verständlich. Vermeiden Sie unnötig komplexe Sätze und Fachjargon, wo immer es möglich ist.
  • Präzise Betreffzeile: Der Betreff sollte den Inhalt und den Zweck der E-Mail aussagekräftig zusammenfassen, damit Empfänger die Nachricht sofort einordnen können.
  • Eindeutigkeit und Konsistenz: Vermeiden Sie widersprüchliche Informationen (z. B. zwei verschiedene Links für dieselbe Aktion). Dies stiftet Verwirrung und kann die Nutzerfreundlichkeit stark beeinträchtigen.

Praxisbeispiele: Barrierefreie Standard-Vorlagen

Die technischen Grundeinstellungen für die Barrierefreiheit sind in unseren Systemen bereits für Sie umgesetzt. Die folgenden überarbeiteten Vorlagen dienen als Beispiel für die korrekte inhaltliche Umsetzung. Bitte überprüfen Sie auch Ihre eigenen Vorlagen auf entsprechende Fehler.

Vorlage: Double-Opt-In

Hier wird der Platzhalter {{DoubleOptInButton}} für einen Button oder Link mit sprechendem Text verwendet (z.B. „Anmeldung jetzt bestätigen“).

{{Salutation}}

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Newsletter. Um Ihre Anmeldung zu bestätigen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link:

{{DoubleOptInButton}}

Viele Grüße
{{SenderFirstname}} {{SenderLastname}}
Vorlage: Webinar-Erinnerung

Der Zugangslink {{LandingpageLink}} folgt hier direkt auf die Beschreibung und erfüllt so die Regel für Plain-Text-E-Mails.

Ihr gebuchtes Webinar „{{WebinarTitle}}“ startet am {{WebinarDate}} um {{WebinarTime}} Uhr.

Klicken Sie zum gegebenen Zeitpunkt auf den folgenden Link, um direkt in den Webinarraum zu gelangen: {{LandingpageLink}}

Ich freue mich auf Sie!

Viele Grüße
{{SenderFirstname}} {{SenderLastname}}
Vorlage: Follow-Up nach dem Webinar

Der Link {{LandingpageLink}} ist klar durch den vorangehenden Satz kontextualisiert.

{{Salutation}}

vielen Dank für Ihre Teilnahme an meinem Webinar „{{Webinartitle}}“. Alle weiteren Informationen zu dem Webinar finden Sie hier: {{LandingpageLink}}

Wenn es Ihnen gefallen hat, würde ich mich darüber freuen, Sie auch bei einem meiner weiteren Webinare begrüßen zu dürfen.

Ich freue mich auf Sie!

Viele Grüße
{{SenderFirstname}} {{SenderLastname}}